Método GTD: o que é e sua importância na produtividade da empresa

O método GTD é um dos sistemas de produtividade pessoal mais populares do mercado.

Desenvolvido por David Allen, a primeira versão do livro de mesmo título foi publicada em 2001 e, após 20 anos, podemos dizer com segurança que o sistema sobreviveu ao teste do tempo.

O slogan da estrutura é “a arte da produtividade sem estresse” e oferece um conjunto de ferramentas, técnicas e recomendações de produtividade.

E você pode implementá-lo utilizando um software de planejamento estratégico, que suporta o sistema de gerenciamento de tempo.

Quer saber como funciona o método GTD e como ele pode ajudar a melhorar a produtividade dentro da empresa? Então continue a leitura!

O que é o Método GTD?

Em resumo, a ideia principal do Método GTD é registrar tudo o que é relevante (tarefas, interesses, projetos, outras informações relevantes) na mente, capturando-o em papel ou digitalmente e, em seguida, dividindo em itens de trabalho acionáveis, sempre sabendo qual é o próximo passo.

A única desvantagem potencial do método Getting Things Done é que ele pode ficar um pouco complicado. A falta de estrutura diária/semanal (como a fornecida no SCRUM) e recomendações para priorização de tarefas também podem ser um ponto fraco.

O fluxo de trabalho do método GTD consiste em cinco etapas, que ajudam você a dividir tarefas maiores em etapas menores e gerenciáveis e, em seguida, fazer imediatamente aqueles pequenos passos que o levam ao resultado desejado. São elas:

  • Capturar;
  • Processar;
  • Organizar;
  • Revisar / Refletir;
  • Se empenhar.

Vamos falar mais sobre elas a seguir.

Quais as etapas do método GTD?

Vamos dar uma olhada em cada uma das etapas do método GTD no fluxo de trabalho:

Etapa 1: capturar

Capturar tudo fora da mente é crucial, pois nossos cérebros são muito melhores no processamento do que no armazenamento de dados.

Construir um sistema para manter tudo fora da mente (frequentemente chamado de “segundo cérebro”) libera capacidade e nos torna mais produtivos em tarefas intelectuais, criativas ou analíticas.

Além disso, manter todas as informações importantes em um só lugar pode ajudá-lo a escolher prioridades e se concentrar nas tarefas mais importantes com muito mais facilidade.

Portanto, como primeiro passo no GTD, você deve capturar tudo o que vem à sua mente; cada ideia, tarefa ou qualquer outra coisa que valha a pena lembrar (coisas para ler e assistir, notas, contas, etc.). Capture tudo na caixa de entrada para descarregar sua mente.

Etapa 2: processo

Para cada item capturado vem a pergunta mais crucial, que é: “Qual deve ser a próxima ação para um item?”

Essa é a base da filosofia Getting Things Done – capturar tudo o que você precisa realizar, ser disciplinado o suficiente para tomar decisões sobre o que fazer com cada item e, finalmente, executar cada tarefa com perfeição.

Assim, depois de capturar todos os itens relevantes para o momento específico, o segundo passo é analisá-los e decidir o que fazer especificamente com cada item. Ao processar, você deve primeiro categorizar cada item em itens acionáveis ​​ou não/acionáveis:

Se um item não for acionável (como um documento, referência etc.), você deve decidir se:

  • Delete isso;
  • Arquivar;
  • Atrase;

Se o item for acionável, você deve decidir se:

  • Faça;
  • Delegue;
  • Adiar;

Ao fazer isso, considere o seguinte:

  • Se um item demorar menos de 2 minutos, você deve fazê-lo imediatamente;
  • Se fizer sentido para o item, delegue-o;
  • Se um item for feito em um futuro próximo, atribua uma data de vencimento. Cada item sensível ao tempo deve ter uma data de vencimento;
  • Forneça contexto e itens de referência para cada item, como documentos, arquivos, contatos, etc;
  • Ao processar itens, é importante ser o mais específico e acionável possível;

Ser específico e acionável fornece clareza sobre o que exatamente precisa ser realizado e nos motiva a realizar o próximo passo; mas antes de se envolver em tarefas, há mais duas etapas a serem seguidas:

Etapa 3: Organize

Após o processamento, a organização dos itens entra em ação. Organizar é colocar os itens onde eles pertencem e fornecer tudo o que é necessário para que eles se envolvam. Ao organizar, você deve fazer quatro coisas principais:

  • Coloque um item em quatro das listas de ações principais (projetos, próxima ação, aguardando, calendário);
  • Arquive tarefas em diferentes rótulos;
  • Forneça itens com contexto – contexto é tudo o que você precisa para poder realizar uma ação e pode ser um lugar, uma ferramenta ou uma pessoa;
  • Itens não acionáveis ​​podem ser excluídos, arquivados ou colocados em incubação, o que significa que podem ser necessários posteriormente (atrasados).

As principais ferramentas de produtividade para ajudá-lo a organizar tudo de acordo com o método GTD são sistema de arquivamento, aplicativo de anotações, calendário e lixeira.

Etapa 4: revisar e refletir

O objetivo da reflexão é garantir que tudo esteja atualizado. De nada adianta ter um sistema de produtividade superior se não estiver atualizado e regularmente “preparado”.

Ao revisar, você deve atualizar suas listas, remover itens irrelevantes, adicionar ou remover referências, etc. Você deve fazer sua revisão pelo menos uma vez por semana.

Etapa 5: envolver

A etapa final após capturar e identificar itens acionáveis ​​e arquivá-los e revisá-los adequadamente é começar a trabalhar nas tarefas selecionadas. Antes de se envolver em qualquer tarefa, você deve certificar-se de que:

  • Você tem o contexto certo para as tarefas. Como mencionado, contexto é o que você precisa para poder realizar uma ação;
  • você tem tempo suficiente;
  • você tem energia suficiente;
  • e que as tarefas têm a prioridade mais alta.

Método GTD: fases do planejamento do projeto

Além de ter controle total sobre o fluxo de trabalho e as prioridades, a perspectiva também é um dos elementos-chave do método GTD.

David Allen sugere uma abordagem de baixo para cima, pois pode ser difícil se concentrar no “quadro geral” se você não tiver controle sobre as tarefas diárias que precisam ser feitas.

Ao dominar os horizontes de foco mais baixos, você pode passar para os níveis mais altos de planejamento.

Os horizontes de foco no método GTD são:

  • Projetos atuais;
  • Áreas de foco e responsabilidade;
  • Metas de 1 a 2 anos;
  • Visões de 3 a 5 anos;
  • Vida.

Para alcançar produtividade máxima e planejamento superior de seu trabalho e vida pessoal, você deve considerar todos os cinco horizontes.

Da mesma forma, quando você está focado na execução de projetos, deve considerar que todo projeto passa por cinco fases de planejamento:

  • Definição de propósito;
  • Resultado da visão;
  • Debate;
  • Organização;
  • Identificar as próximas ações. 

Além disso, o método GTD recomenda que você controle seus projetos, tarefas e outros compromissos de duas maneiras:

  • Horizontalmente – O alinhamento horizontal significa que você exerce o controle com a maior coerência possível entre os diferentes projetos e atividades em que está envolvido;
  • Verticalmente – Alinhamento vertical significa que você controla seu pensamento e execução entre projetos ou tópicos individuais em sua vida.

Por fim, lembre-se que o uso do método GTD e a utilização de um software de planejamento estratégico para implementá-lo, deve ajudá-lo a ficar mais relaxado no trabalho, realizar mais, ser mais criativo e acompanhar tudo o que é crucial, ou seja, todas as coisas relevantes em seu trabalho e vida pessoal.