Otimização de processos: veja qual a melhor opção para sua empresa

Diversos processos fazem parte da realidade de uma empresa, combinando ações executadas continuamente e que visam entregar o resultado que a empresa almeja, seja em forma de produto ou serviço.

Esses processos dependem da realidade de cada setor, por exemplo, faz parte dos Recursos Humanos recrutar e treinar os novos colaboradores da empresa, enquanto o setor de compras seleciona os fornecedores e faz os pedidos.

Independente do setor em que os processos estão empregados, eles possuem uma coisa comum, a possibilidade de otimização, viabilizada principalmente pelos avanços tecnológicos.

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Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo para que você conheça 6 opções para otimizar processos, que podem ser empregadas em diferentes áreas da empresa e implementadas em simultâneo.

6 opções para otimizar processos

Conheça as opções que selecionamos para você colocar a otimização de processos em prática:

1 – Timesheets

A planilha de Timesheet é um método que controla o tempo gasto durante as atividades desempenhadas pelos colaboradores.

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Dentro dessa planilha serão anotados dados como:

• A tarefa que vai ser executada;
• O seu horário de início;
• O seu horário de término;
• O tempo de duração total da tarefa.

A função da planilha de Timesheet é permitir que o colaborador possua dados concretos sobre a sua produtividade e que o gestor saiba onde o tempo está sendo empregado.

No caso de equipes que trabalham remotamente ou com profissionais liberais, utilizar o Timesheets possibilita um maior controle sobre a execução do trabalho e o valor a ser pago para os contratados.

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A planilha de Timesheets pode ser preenchida de maneira manual, ou em programas, que fazem o seu cálculo manualmente e disponibilizam relatórios de produtividade.

2 – Ponto eletrônico digital

Uma das principais funções do setor de Recursos Humanos é realizar o controle de ponto dos colaboradores da empresa, e existem algumas formas de se fazer isso. Mas a que permite maior otimização desse processo é o controle de ponto eletrônico digital.

Através dele os profissionais registrarão seus horários de entrada e saída de maneira fácil e rápida, através do reconhecimento de suas digitais ou de sua face.

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Tudo o que é registrado no sistema de ponto eletrônico gera cálculos feitos pelo próprio sistema, como as horas extras feitas e o número de atrasos e faltas de determinado funcionário.

Ao receber essas informações já prontas, parte do trabalho manual e não estratégico do setor de RH é poupado, ao contrário do que acontece quando se usa o sistema manual ou mecânico de controle de jornada de trabalho.

3 – ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos da Empresa (em português), esse tipo de softwares serve para unificar em um só sistema diversos dados que auxiliam no armazenamento de dados e na visualização dos resultados gerais da empresa.

A ideia do software é que todos os dados da empresa estejam em uma plataforma única, que possa ser acessada por diversos setores, integrando o negócio.

O ERP tem como seu principal benefício a otimização de processos, já que a visualização integrada permite a identificação de ações desnecessárias, daquelas que podem ser encurtadas, ou melhoradas.

4 – Scrum

Scrum é uma metodologia ágil de trabalho que tem como finalidade a otimização na execução de projetos.

Dentro dele, o setor de desenvolvimento é dividido em pequenos grupos, que terão suas funções definidas pelos próprios profissionais.

Nessa forma de trabalho o gestor é conhecido como Scrum Master e tem como função fornecer o material necessário para que os profissionais de todos os grupos atinjam os seus objetivos e entreguem o seu trabalho na data acordada.

5 – Programas de gestão de tarefas

Atualmente, existem algumas plataformas amplamente conhecidas que auxiliam na otimização de processos através do auxílio prestado para a gestão de tarefas.

Entre os principais programas podemos citar o Trello e o Asana.

Com versões iniciais gratuitas e interfaces amigáveis, os aplicativos permitem a inserção das tarefas a serem realizadas, a indicação de seus resultados e flutuação delas por um board que indica o seu nível de prioridade.

6 – Homologação de fornecedores

Por fim, temos a otimização de um processo relacionado ao setor de compras, a homologação de fornecedores, que também pode ser feita manualmente ou através de softwares especializados.

Essa ferramenta consiste na escolha de fornecedores a partir de uma comparação que considera diversos critérios, não só o preço dos insumos, como a qualidade da comunicação e a opinião de outras empresas que já contrataram a possível parceira.

Abrace a tecnologia

Como você viu, as opções que garantem a otimização de processos envolvem diretamente o uso de avanços tecnológicos.

Permitindo que o trabalho, antes executado manualmente, seja automatizado, você ganhará tempo, que pode representar mais economia e a melhora das decisões estratégicas.