A digitalização de documentos representa a transição de um modelo analógico para o digital. Ou seja, estamos falando da modernização de processos, que contribui para o aumento de performance da organização de diversas maneiras.
Trata-se de uma evolução natural, visto que é uma ação fundamental para manter a empresa competitiva em um cenário de constantes mudanças. Isto é, aquelas que não se adaptarem, mantendo o modelo arcaico, enfrentarão dificuldades.
Sua companhia já está preparada para a era digital ou vai ficar para trás?
Saiba mais +Como Criar Histórias no Instagram: Guia Completo para Engajar seu PúblicoNeste post, explicamos o que é digitalização de documentos, qual a importância deste processo, suas vantagens e como fazê-lo na prática. Além disso, mostramos como escolher uma boa empresa de digitalização de documentos.
Boa leitura!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de tornar digital algo que faz parte do mundo físico. Por exemplo, ao escanear uma carta, decodificando seus dados por meio de softwares específicos, criamos um arquivo digital, que pode ser enviado para a nuvem, tornando-se acessível de qualquer lugar via internet.
Saiba mais +Tendências em qualificação profissional: Quais áreas estão ganhando destaque?Esses arquivos, por sua vez, podem ter formato de imagens simples, editáveis e até mesmo pesquisáveis. Tudo depende das necessidades de cada companhia.
Assim, em vez de ter uma sala repleta de caixas e pastas com papelada — o que, além de ocupar muito espaço, limita o acesso aos documentos apenas a quem está no local — uma empresa pode ter todos esses arquivos armazenados em servidores na nuvem, o que gera diversas vantagens, conforme veremos adiante.
O que é digitalizador de documentos?
Digitalizador de documentos é o nome dado ao responsável pelo processo de digitalização, mas também pode se referir ao equipamento usado para executar esta tarefa, ou seja, o scanner que lê a imagem e cria uma cópia digital.
Saiba mais +O que é preciso para morar legalmente em Portugal?Qual a importância da digitalização de documentos?
A digitalização de documentos representa uma transição do analógico para o digital e, portanto, trata-se da modernização e otimização de processos organizacionais.
Imagine a seguinte situação: você está realizando um trabalho que requer um documento referente à contabilidade da empresa de 20 anos atrás. Logo, solicita acesso à sala de arquivos e, chegando lá, percebe centenas de caixas com papéis de todo tipo. Terá sorte se, ao menos, estiverem catalogados por data e nome.
Pense no tempo que você gasta entre pedir autorização, se deslocar, procurar o documento e voltar para sua mesa. Agora, imagine que há uma versão digital deste item nos servidores online. Basta alguns cliques para conseguir o que precisa.
Saiba mais +Com tendência de retorno ao trabalho presencial, brasileiros buscam por itens para escritórioEm paralelo, essa digitalização ainda confere segurança contra perdas ou extravios dos documentos físicos originais, preservando sua integridade em ambiente digital.
5 vantagens de fazer a digitalização de documentos
Para que não restem dúvidas sobre a importância da digitalização de documentos, reunimos as principais vantagens que esse processo gera para empresa. Confira:
- economia de espaço físico – uma vez que, com a digitalização, não é preciso manter um arquivo físico de cada documento na sede da companhia;
- otimização da gestão de documentos – com todos os arquivos catalogados e organizados, seu gerenciamento fica muito mais simples e prático;
- facilidade de acesso e compartilhamento – com os arquivos na nuvem, qualquer pessoa autorizada pode acessá-los de onde estiver, via internet;
- aumento da produtividade do time – com acesso facilitado, os funcionários não perdem tempo se deslocando e procurando documentos, pois basta fazer uma busca simples no servidor para encontrar o que precisam;
- segurança e preservação dos documentos – além de restringir o acesso apenas a pessoas autorizadas, a digitalização garante que os documentos estejam seguros na nuvem, protegendo-os contra perdas e extravios.
Esses são apenas alguns dos benefícios desta prática, mas certamente já deve ser o suficiente para você querer saber como fazer digitalização de documentos, certo? A gente explica a seguir!
Como fazer a digitalização de documentos?
Como vimos, a digitalização de documentos é o processo de tornar digital algo que é físico. Então, teoricamente, basta tirar uma foto ou escanear a folha e pronto. De fato, seguindo esses passos, você terá um arquivo digital. Contudo, na prática, escanear não é a mesma coisa que digitalizar, mas apenas parte do processo.
Digitalizar um documento significa codificar seus dados, transformando a imagem analógica em códigos que podem ser processados por dispositivos digitais. Para isso, é necessário utilizar softwares especializados na digitalização de documentos.
Acontece que fazer isso com poucos papéis pode ser fácil e rápido. Mas imagine realizar essa tarefa com milhares de documentos. Vai levar um bom tempo, certo?
O processo de digitalização de documentos em empresas vai muito além disso, já que envolve um volume expressivo de papéis que, além de escaneados, devem ser organizados, catalogados e disponibilizados para os colaboradores autorizados.
Ademais, é preciso seguir a Lei da Digitalização de Documentos, que se refere à Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que estabelece normas e boas práticas para assegurar que documentos digitalizados tenham a mesma validade que os originais.
Parece complexo, não é mesmo?
É aí que entram as empresas especializadas em digitalização de documentos e imagens, que realizam esse trabalho de forma organizada, prática e dentro da Lei.
Como escolher uma empresa de digitalização de documentos?
A escolha de uma empresa de digitalização de documentos não pode ser arbitrária. Afinal, você precisa de um bom serviço para assegurar a qualidade dos elementos digitalizados. Adicionalmente, o fator preço é muito importante, certo?
Portanto, é vital pesquisar empresas com boa reputação no mercado e experiência sólida na área. Neste sentido, consultar a avaliação dos clientes é uma ótima estratégia para encontrar uma boa relação custo-benefício.
Para facilitar seu trabalho, você pode utilizar o oHub para fazer uma cotação com empresas especializadas em digitalização de documentos e imagens. Assim, com apenas um pedido, receberá as melhores propostas dentro de 24h.
Seguindo essas dicas, você certamente tem tudo para fazer uma boa escolha!